Biuro rachunkowe, 6 dni roboczych do działającej wersji
Mocna Księgowość: wyciągi bankowe czytają się same — w 6 dni
Wyciągi przychodziły w PDF-ach i ktoś musiał je przepisywać do arkusza, pozycja po pozycji, co miesiąc. Teraz robi to system.
W skrócie
- Problem
- Każdego miesiąca klienci przysyłali wyciągi z banku w PDF-ach. Ktoś w biurze przepisywał każdą pozycję do arkusza — wolna robota, w której łatwo o literówkę.
- Rozwiązanie
- Jeden panel dla całego biura: lista klientów, ich dokumenty i statusy. Wyciąg wrzuca się do systemu, a system sam go czyta i rozpisuje pozycje.
- Wynik
- Obróbka wyciągów jest 8 razy szybsza, a przepisywanie pozycji zniknęło. Biuro widzi, kto jeszcze nie przysłał dokumentów — bez szukania po mailach.
8×szybsze przetwarzanie wyciągów. Bez przepisywania pozycja po pozycji.
- Branża
- Biuro rachunkowe obsługujące kilkadziesiąt firm
- Czas realizacji
- 6 dni roboczych
- Zakres
- Panel klienta, automatyczne czytanie PDF, statusy i historia dokumentów, eksport danych
Problem
Każdego miesiąca klienci przysyłali wyciągi z banku w PDF-ach. Ktoś w biurze przepisywał każdą pozycję do arkusza — wolna robota, w której łatwo o literówkę.
Drugi problem: nikt nie wiedział na bieżąco, u którego klienta dokumenty już są, a na którego trzeba czekać. Sprawdzanie oznaczało przekopywanie skrzynki mailowej.
Co zbudowaliśmy
Jeden panel dla całego biura: lista klientów, ich dokumenty i statusy. Wyciąg wrzuca się do systemu, a system sam go czyta i rozpisuje pozycje.
- Lista klientów z NIP-ami i statusem dokumentów w jednym widoku.
- Automatyczne wczytywanie wyciągów z PDF — bez przepisywania.
- Obieg dokumentów: oczekuje → gotowe → zatwierdzone.
- Eksport gotowych danych do dalszej pracy księgowej.
Efekt
Obróbka wyciągów jest 8 razy szybsza, a przepisywanie pozycji zniknęło. Biuro widzi, kto jeszcze nie przysłał dokumentów — bez szukania po mailach.
Czas, który szedł na kopiowanie liczb z PDF-a, idzie na pracę, za którą klienci naprawdę płacą.
„Teraz wrzucamy plik i po chwili wszystko jest gotowe — dziewczyny odzyskały kilka dni w miesiącu.”